18 راه حل در کارگاه موفق
راه اندازی کارگاه موفق در حالی که تسهیل کارگاه به هیچ وجه کار ساده ای نیست، حتی یک مجری بی تجربه کارگاه نیز می تواند با دنبال کردن این 18 مرحله راه حل ساده برای راه اندازی کارگاه موفق به نتایج عالی برسد.
از آماده‌سازی کارگاه تا مشارکت پس از کارگاه – در اینجا به طور خلاصه این فرآیند آمده است که در ادامه بیشتر باز خواهد شد:
- شرکت کنندگان را بشناسید
- هدف را مشخص کنید
- یک هدف روشن تعیین کنید
- برای بیش از یک روز برنامه ریزی کنید
- برای اتفاقات غیرمنتظره آماده شوید
- صحنه را تنظیم کنید
- یک بررسی را تکمیل کنید
- قوانین اصلی را مرور کنید
- دستور کار را به اشتراک بگذارید و انتظارات را تعیین کنید
- با یک یخ شکن اعتماد ایجاد کنید
- تسهیل کن، کنترل نکن
- تشویق اسناد (چند رسانه ای)
- ارزیابی تکمیل هدف
- تسویه حساب کامل
- مراحل بعدی را در جریان قرار دهید
- تصویر بزرگ را ترسیم کنید و پیشرفت را به اشتراک بگذارید
- فعال و مشارکت کنید
- بازخورد بخواهید
مراحل نیز در سه مرحله ضروری یک کارگاه موفق گروه بندی می شوند: قبل، حین و بعد. در نهایت، شما یاد خواهید گرفت که در آماده سازی کارگاه چه مواردی را در نظر بگیرید و چگونه یک کارگاه موفق را در هر مرحله از توسعه آن و بعد از آن ایجاد و ساختار دهید. شما می توانید این مراحل را اعمال کنید، چه کارگاه شما حضوری، مجازی یا ترکیبی (ترکیبی از هر دو) باشد.
قبل از کارگاه
تسهیل در کارگاهی که آمادگی لازم را نداشته باشد، بسیار شبیه به پا گذاشتن در گودال جوراب است: مطمئناً باعث سردی پا و پشیمانی شدید شما می شود. به همین دلیل است که آماده سازی دقیق اولین قدم برای تبدیل شدن به یک تسهیل کننده کارگاه موفق است.
- شرکت کنندگان را بشناسید
چه به عنوان یک مشاور خارجی عمل کنید یا یک کارگاه داخلی سازماندهی کنید، اولین کاری که باید انجام دهید تمرکز روی افراد است. سعی کنید درک کنید که شرکت کنندگان چه کسانی هستند، پویایی گروه آنها چگونه است و چگونه می توانید کارگاه را به بهترین نحو با دانش آنها مطابقت دهید.
هنگامی که متوجه شدید چه کسی در کارگاه شرکت خواهد کرد، وقت آن است که آستین های خود را بالا بزنید و مطمئن شوید که ایده روشنی از هدف آن دارید. صرف نظر از اینکه در وهله اول ایده سازماندهی کارگاه چه کسی بود، خوب است که در این مرحله با برخی از ذینفعان کلیدی دور هم جمع شوید تا مطمئن شوید که همه در مورد آنچه که می‌خواهید به دست آورید، یکسان هستند. تنها زمانی می توانید به مراحل بعدی بروید.
- یک هدف روشن تعیین کنید
در حالی که قرار دادن همه در یک صفحه شروع خوبی است، شما همچنین می خواهید بتوانید موفقیت کارگاه را بعد از آن اندازه گیری کنید. با این حال، هدف لازم نیست عددی یا حتی یک سوال باینری “بله یا نه“ باشد. درعوض، هر کاری که بتوانید پیگیری و پیگیری کنید انجام خواهد شد، فقط تا زمانی که گروه درک مشترکی از هدف داشته باشد و بتواند در مورد اینکه آیا بعداً به آن رسیده است یا نه، توافق خواهد کرد.
- برای چیزی بیش از یک روز برنامه ریزی کنید
در Howspace، ما همیشه در مورد «کار فراتر از کارگاه موفق » صحبت می‌کنیم مثلا کار باابزار . در واقع، ما اغلب به کارگاه‌ها به‌عنوان فرآیندهای سه هفته‌ای نگاه می‌کنیم، نه یک‌بار.
به همین دلیل مهم است که کل فرآیند را از قبل برنامه ریزی کنید. به هر حال، کارگاه به ندرت فقط یک کارگاه است. در واقع، اغلب شروع یا مداخله برای چیزی است که باید در کار روزانه شرکت کنندگان اتفاق بیفتد. بنابراین، مطمئن شوید که نه تنها برای کارگاه، بلکه همچنین آنچه قبل و بعد از آن اتفاق می افتد، برنامه ریزی کنید.
برخی از سوالات خوبی که باید در مرحله برنامه ریزی از خود بپرسید عبارتند از:
- چه نوع تمرین‌ها و روش‌هایی برای کار مورد نظر مناسب‌تر هستند؟
- آیا نیازهای افراد مختلف را در نظر گرفته ام؟
- آیا زمان کافی برای هر عنصر وجود دارد؟
- چگونه می توانم شرکت کنندگان را قبل از جلسه فیزیکی فعال کنم؟
- من می خواهم شرکت کنندگان با چه چیزی ترک کنند؟ شرکت کنندگان پس از آن چه باید بکنند؟
- چه نوع اتاق و محیطی به بهترین وجه با نیازهای گروه مطابقت دارد؟
- آیا به ابزار، تجهیزات یا موادی نیاز خواهیم داشت؟
- برای موارد غیر منتظره آماده شوید
با داشتن یک برنامه عمل واضح در ذهن، زمان آن رسیده است که به طرز وحشیانه ای با خود صادق باشید. زیرا حتی با بهترین برنامه ریزی ها، کارگاه ممکن است تغییری کاملاً متفاوت از آنچه شما انتظار داشتید داشته باشد.
اما اشکالی ندارد. فقط به یاد داشته باشید که آنچه شما برنامه ریزی کرده اید ممکن است آن چیزی نباشد که شرکت کنندگان در کارگاه بیش از همه به آن نیاز دارند، و زمانی که اینطور است، بهتر است به نیازهای آنها پاسخ دهید. زیرا همانطور که مدیر عامل ما Ilkka دوست دارد بگوید، صراحت، صداقت و اصالت مهمترین ویژگی های یک تسهیل کننده ماهر است.
در طول کارگاه
اکنون که مقدمات کارگاه به پایان رسیده است، وقت آن است که کمی سرگرم شویم. به یاد داشته باشید که شب قبل از کارگاه یک خواب خوب داشته باشید زیرا به عنوان یک مجری کارگاه، به تمام انرژی و تمرکزی که می توانید بدست آورید نیاز دارید.
- صحنه را تنظیم کنید
قبل از اینکه شرکت کنندگان کارگاه به محل برگزاری برسند، می توانید کارهای زیادی برای ایجاد جوی که می خواهید انجام دهید. آیا می خواهید مردم احساس آرامش، پرانرژی یا آرامش داشته باشند؟ به نحوه چیدمان اتاق ( حتی اگر مجازی باشد )، مبلمان و حتی نوع موسیقی که در پس‌زمینه پخش می‌شود فکر کنید. این چیزهای کوچک هستند که همه تفاوت را ایجاد می کنند.
- چک این را کامل کنید
وقتی همه در آن مستقر شدند، وقت آن است که در اتاق بگردید و چک– این را کامل کنید . این فرصتی برای شرکت‌کنندگان است تا آنچه را که امروز روی میز می‌آورند، آنچه را که در حال حاضر احساس می‌کنند و حال و هوای خود را به اشتراک بگذارند. آیا آنها در مورد کارگاه هیجان‌زده هستند یا اوقات بدی داشتند. صبح بچه هایشان را پیاده می کنند؟ شما هرگز نمی دانید مگر اینکه بپرسید.
- قوانین اساسی را مرور کنید
خسته کننده است، می دانم – اما به عنوان مجری کارگاه، می خواهید در ابتدای کار چند لحظه وقت بگذارید و برخی از قوانین اساسی را تعیین کنید و به تدارکات بپردازید: حمام ها کجا هستند، چه ساعتی استراحت می کنند، و قوانین چیست. نامزدی در طول روز خواهد بود.
با این حال، توجه به این نکته نیز مهم است که قوانین تعامل نباید فقط به محیط فیزیکی محدود شود. در عوض، صرف نظر از اینکه شخصاً در حال تعامل هستیم یا از طریق یک پلتفرم دیجیتال، باید همان رویکرد را نسبت به یکدیگر اتخاذ کنیم. و با آشکار ساختن این که قوانین مشابه حتی پس از کارگاه نیز اعمال می شود، مشارکت در دنیای دیجیتال بسیار آسان تر خواهد بود.
هنگامی که سطوح پایین سلسله مراتب نیازهای مزلو مورد توجه قرار گرفت، شرکت کنندگان در کارگاه قادر خواهند بود بر موارد مهم تری تمرکز کنند.
- دستور کار را به اشتراک بگذارید و انتظارات را تعیین کنید
قبل از شروع اولین تمرین واقعی، خوب است به همراه شرکت کنندگان در دستور کار قدم بردارید. به یاد داشته باشید که هدف و هدف کارگاه را نیز به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند تشخیص دهند که آیا بحث هایشان در طول روز به شما در رسیدن به هدف مشترک کمک می کند یا خیر.
همچنین حتما به شرکت کنندگان یادآوری کنید که کار با پایان کارگاه تمام نمی شود. انتظارات واقع بینانه را تنظیم کنید و مطمئن شوید که همه افراد در اتاق می دانند که در آینده از آنها چه انتظاری می رود.
- با یک یخ شکن اعتماد ایجاد کنید
به خصوص اگر شرکت کنندگان با یکدیگر ناآشنا باشند، ایده خوبی است که در ابتدای روز زمانی را برای ایجاد اعتماد و به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی یا حکایت ها اختصاص دهید. یخ شکنی مانند این ممکن است احمقانه به نظر برسد، اما حال و هوای سبک تری که در نتیجه به دست می آورید ارزش این همه ناهنجاری را دارد. برای ادامه بحث، همیشه خوب است که درباره چیزی که می دانید صحبت کنید. و ساده ترین راه برای انجام این کار از طریق معرفی شخصی است زیرا مردم دوست دارند در مورد خودشان صحبت کنند.
- تسهیل کنید، کنترل نکنید
به عنوان مجری کارگاه، وظیفه شما این است که بحث را بدون شرکت در آن رهبری کنید. شما باید مطمئن شوید که مردم در اکثر موارد در مورد موضوع باقی می مانند، اما همچنین می خواهید در مورد موضوعات غیرمنتظره ذهن خود را باز نگه دارید، زیرا ممکن است واقعاً ارزشمند باشند.
در طول روز مطمئن شوید که همه شرکت کنندگان دیده و شنیده می شوند. سعی کنید روش‌ها و تمرین‌های مختلف را متناوب کنید تا برنامه‌ای متعادل ایجاد کنید که از نقاط قوت مختلف شرکت‌کنندگان حمایت کند.
- مستندسازی (چند رسانه ای) را تشویق کنید
به طور سنتی، تسهیل کننده کارگاه مسئول مستندسازی یافته های کارگاه است. با این حال، مشکل این رویکرد این است که مالکیت آنچه در طول روز گفته شده و انجام شده است، از گروه به تسهیل کننده منتقل می شود. این نه تنها تعهد شرکت کننده را کاهش می دهد، بلکه احتمال سوءتعبیر را نیز افزایش می دهد. در عوض، شما باید شرکت کنندگان را تشویق کنید تا پیشرفت را به سبک شخصی خود ثبت کنند.
نکته: به جای تکیه بر اسناد مبتنی بر متن، تصاویر و ویدئوها راهی عالی برای مستندسازی یافته‌ها هستند. شواهد سمعی و بصری از محیط به شرکت کنندگان کمک می کند تا پس از آن با وظایف خود ارتباط برقرار کنند.
- تکمیل هدف را ارزیابی کنید
قبل از اینکه چراغ‌ها را خاموش کنید و اجازه دهید همه به خانه بروند، وقت آن است که به سؤال بله یا خیر خود برگردید: آیا به هدفی که برای کارگاه‌ها تعیین کرده بودید رسیدید یا نرسیدید؟ اگر پاسخ مثبت است، آفرین! و اگر نه ، مطمئن شوید که می‌دانید چرا به هدف نرسیده‌اید و آیا می‌توانید یا حتی باید همچنان برای رسیدن به آن هدف داشته باشید.
- تسویه حساب کامل
هنگامی که کارگاه موفق به پایان خود نزدیک می شود، زمان آن است که شرکت کنندگان بررسی کنند . یک بار دیگر، به اطراف اتاق بروید و از همه بخواهید آنچه را که با خود می برند، آموخته ها یا کارهای بعدی که قرار است انجام دهند به اشتراک بگذارند.
- مراحل بعدی را به اشتراک بگذارید
آخرین کاری که باید انجام دهید این است که به همه یادآوری کنید که بعد از کارگاه چه انتظاری از آنها وجود دارد. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان درک روشنی از گام های بعدی خود دارند و می دانند که وظایف آنها چگونه به تصویر بزرگتر تبدیل می شود.
بعد از کارگاه
مرحله 1: به پشت خود دست بزنید! کارگاه‌ها می‌توانند بسیار شدید باشند، اما پس از اینکه مدتی برای استراحت و انرژی‌گیری مجدد داشتید، وقت آن است که از جایی که کار را ترک کرده‌اید ادامه دهید و به روند ادامه دهید.
- تصویر بزرگ را ترسیم کنید و پیشرفت را در میان بگذارید
پس از پایان کارگاه موفق، شرکت کنندگان باید دو چیز را درک کنند: 1) تصویر بزرگ و 2) نقش خود در رسیدن به آن. به عنوان یک مجری کارگاه، می‌توانید با شرکت‌کنندگان تماس بگیرید و سعی کنید بسنجید که آیا می‌دانند در مرحله بعد چه می‌کنند و چرا این کار را انجام می‌دهند یا خیر. با اطمینان از اینکه هر یک از شرکت کنندگان معنای شخصی خود را در این فرآیند تثبیت کرده اند ، احتمالاً نتایج بسیار بهتری خواهید دید.
- فعال و درگیر شوید
در ابتدای این مقاله به شما توصیه کردم که کارگاه را یک فرآیند سه هفته ای در نظر بگیرید. و اکنون که مرحله فشرده و اجتماعی این فرآیند به پایان رسیده است، می‌خواهید برنامه اصلی خود را دنبال کنید و با ارسال یادآوری‌ها و فعال‌سازی‌های کوچکی که به آنها کمک می‌کند متمرکز بمانند، افراد را درگیر خود نگه دارید. و به یاد داشته باشید: این بخش بسیار مهم است زیرا بیشتر کارهای واقعی در آنجا اتفاق می افتد.
- بازخورد بخواهید
در حالی که دیگران به شما توصیه می کنند بلافاصله پس از کارگاه موفق بازخورد بخواهید، به نظر من برای همه مفیدتر است که وقتی کل فرآیند به پایان می رسد، آن را بپرسند. به این ترتیب، شرکت کنندگان زمان خواهند داشت تا در مورد اینکه چگونه همه چیز به هم گره خورده است فکر کنند، و آنها در موقعیت بهتری برای قضاوت در مورد موفقیت یا عدم موفقیت فرآیند خواهند بود.